Kako da pravilno sastavite imejl?
🕑 3 min čitanja
Znate li da se svake sekunde u svetu pošalje preko 2,7 miliona imejlova? Pisanje imejlova je vitalni aspekt poslovne komunikacije kako za mladog profesionalca u usponu tako i za iskusnog menadžera. Zato je važno da znate kako da pravilno sastavite imejl, jer bi u protivnom vaša e-poruka mogla da završi u spamu ili trešu.
Zbog brzine i efikasnosti e-pošta je danas najčešće korišćen kanal interakcije u poslovnom svetu, ali zahteva određena pravila ponašanja i pisanja.
Pre svega, dobro formulisan imejl treba da sadrži jasnu, konciznu i prijateljsku poruku koju će primalac da razume. Šta je još potrebno da znate kako biste efikasno koristili imejl u poslovne svrhe, pročitajte u nastavku.
Pet koraka za ispravno pisanje imejlova
1. Identifikujte svoj cilj
Pre nego što sastavite imejl, zapitajte se šta želite da poručite i na kakvu akciju želite da podstaknete onoga kome je imejl upućen. Kada odredite svrhu svoje e-pošte, biće vam jasno šta sve ona treba da uključuje. Na primer, ako želite da primalac proveri izveštaj koji ste priložili, objasnite mu o kakvom je izveštaju reč, zašto vam je potrebno da ga pregleda, kakve povratne informacije očekujete i do kada treba da završi zadatak.
2. Uzmite u obzir kome se obraćate
Prilikom sastavljanja imejla vodite računa da vaš ton odgovara primaocu poruke. Na primer, ako ga šaljete poslovnom rukovodiocu kojeg nikada niste upoznali, neka bude formalan i bez ikakvih šala. S druge strane, ako ga šaljete kolegi s kojim ste u dobrim odnosima, slobodno koristite manje formalan, više prijateljski pristup.
3. Neka bude sažet
Osoba kojoj se obraćate imejlom verovatno nema mnogo vremena da se posveti vašoj poruci, pa je učinite što je moguće kraćom, ali nemojte da izostavite ključne informacije. Pokušajte da ne pokrećete previše tema odjednom, to vašu poruku može učiniti dugačkom i teškom za čitanje. Izbacite sve informacije koje nisu relevantne za temu kojom se bavite. Koristite kratke, jednostavne rečenice.
4. Ispravite imejl
E-pošta bez grešaka pokazuje marljivost i profesionalnost. Pre nego što pošaljete imejl, odvojte trenutak da proverite postoje li pravopisne, gramatičke ili sintaksičke greške. Takođe, još jednom proverite da li ste uključili sve priloge koje spominjete u poruci.
5. Koristite pravilan bonton
Uključite ljubazan pozdrav i otpozdrav kako biste zvučali prijateljski i ljubazno. Pored toga, vodite računa o primaocu i njegovom slobodnom vremenu. Na primer, osim ako nije hitan slučaj, izbegavajte slanje imejlova nakon radnog vremena i za vreme godišnjih odmora.
Kako treba da izgleda format i struktura imejla
1. Predmet odnosno subject imejla
Ovo je kratka fraza koja rezimira razlog poruke ili cilj komunikacije. Naročito je važno da je uključite kada šaljete profesionalan imejl, kako bi onaj kome se obraćate tačno znao šta može da očekuje od poruke i da bi bio u mogućnosti da je u svakom trenutku lako pronađe među ostalim imejlovima.
2. Pozdrav u e-poruci
Prvi red imejla uglavnom je rezevisan za pozdrav. Poruku možete započeti sa poštovani, dragi ili nekim konkretnijim pozdravom. Nikako poruku ne počinjite problemom koji nekome želite da predočite, jer postoji mogućnost da je primalac neće ni pročitati do kraja.
3. Telo ili body imejla
Nakon početnog pozdrava sledi telo ili body imejla. Baš kao telo pisma, i telo imejla podrazumeva glavni deo koji sadrži ključne informacije koje nekome želite da prenesete.
4. Zatvaranje imejla
Ovo je poslednji red u imejlu kojim treba da završite poruku. Ovo je, takođe, mesto gde možete da ponovite sve zahteve koje ste spomenuli u telu imejla.
5. Potpis
Potpis je mesto gde se identifikujete imenom, titulom i svim drugim relevantnim informacijama. Većina platformi za e-komunikaciju omogućuje da postavite fiksni potpis koji se prilikom slanja automatski dodaje na kraj svakog imejla.
Author
Povezane vesti
Komentariši objavu
Trenutno nema komentara na ovu temu.
0